Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Vollständiger Name / Firmenname mit Rechtsform
Straße und Hausnummer
PLZ und Ort
E-Mail: support@earnstack.de

2. Wofür diese Erklärung gilt — und in welcher Rolle

Diese Erklärung gilt für zwei Angebote:

• www.earnstack.de — unsere Website. Hier stellst du dein Vorhaben in einem Aufnahme-Gespräch vor. Abschnitte 3 bis 5.
• app.earnstack.de — das EarnStack-Netzwerk, unser Abo-Produkt. Hier melden sich Kundinnen und Kunden an, buchen ein Abo und arbeiten mit unseren Tools. Abschnitte 6 bis 13.

Im Netzwerk gibt es zwei verschiedene Rollen, und der Unterschied entscheidet, an wen du dich mit deinen Rechten wendest:

• Über dein Konto, dein Abo und deine Zahlung entscheiden wir — dafür sind wir Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Das steht in den Abschnitten 6 bis 12.
• Über alles, was ein Unternehmen im Netzwerk über seine Beschäftigten erfasst, entscheidet das Unternehmen, das das Abo hat. Wir verarbeiten diese Daten nur in seinem Auftrag und nach seiner Weisung. Das steht in Abschnitt 13.

Bist du Mitarbeiterin oder Mitarbeiter eines Unternehmens, das mit dem Netzwerk arbeitet, dann ist für deine Personal-, Zeit- und Schulungsdaten dein Arbeitgeber verantwortlich, nicht wir. Auskunft, Berichtigung und Löschung bekommst du dort. Lies dazu Abschnitt 13.

3. Hosting

Beide Angebote werden bei Vercel Inc. gehostet. Beim Aufruf einer Seite werden automatisch technische Zugriffsdaten (u. a. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite) in Server-Logs verarbeitet, die für den technischen Betrieb erforderlich sind. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Betrieb).

Das Netzwerk läuft in der Region Frankfurt am Main (fra1). Eine Datenübertragung in die USA ist dabei nicht ausgeschlossen und erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln.

4. Aufnahme-Gespräch auf www.earnstack.de

Auf unserer Website kannst du dein Vorhaben in einem Gespräch schildern. Dabei verarbeiten wir:

• deine Kontaktangaben (Name, Firma, E-Mail-Adresse, auf Wunsch Telefonnummer),
• den gesamten Verlauf des Gesprächs, also deine Antworten im Wortlaut,
• Dateien, die du freiwillig hochlädst, samt der von dir gewählten Zweckangabe.

Unsere Website speichert davon nichts. Es gibt dort keine Datenbank und keine Dateiablage. Deine Angaben und deine Dateien werden ausschließlich per E-Mail an unser Postfach übermittelt — die Dateien als Anhang — und dort bis zum Abschluss der Bearbeitung aufbewahrt.

Damit die Rückfragen zu deiner Schilderung passen, wird der Gesprächstext während des Gesprächs an unseren Dienstleister Anthropic PBC übermittelt und dort verarbeitet. Hochgeladene Dateien werden dabei nicht übertragen.

Im Netzwerk (app.earnstack.de) gilt das nur für den Assistenten: Daten werden dort ausschließlich dann an Anthropic übermittelt, wenn eine Firma den Tarif mit Assistent gebucht hat und ein berechtigter Nutzer dem Assistenten einen Auftrag gibt (siehe Abschnitt 13). Ohne diesen Tarif wird aus dem Netzwerk kein Datum an Anthropic oder an einen anderen KI-Dienst übermittelt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bearbeitung einer vorvertraglichen Anfrage).

5. Cookie während des Gesprächs

Sobald du ein Aufnahme-Gespräch beginnst, setzen wir einen einzelnen Cookie (es_gespraech). Er enthält die Kennung deines Gesprächs, deine Kontaktangaben und Zählwerte zum Gesprächsverlauf, ist signiert und daher nicht veränderbar, und läuft nach zwei Stunden ab. Er dient allein dazu, das Gespräch fortführen zu können und Missbrauch zu begrenzen — nicht der Wiedererkennung über Seitenbesuche hinweg und nicht der Werbung. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (unbedingt erforderlich) in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

6. Konto und Anmeldung im Netzwerk

Im Netzwerk gibt es drei Arten von Zugang, und jede hat ihre eigene Anmeldung:

• Firmenzugang (Inhaberin oder Inhaber und alle, die im Netzwerk arbeiten) — Anmeldung unter app.earnstack.de/login mit einem EarnStack-Konto. Dieses Konto legst du selbst an, oder du richtest es über die Einladung deines Unternehmens ein. Wir verarbeiten dabei Firmenname (bei der Registrierung als Kunde), Vorname und Nachname und deine E-Mail-Adresse.
• Mitarbeiterzugang (Beschäftigte, die ihr Profil, ihre Schulungen oder ihre Zeit sehen) — Anmeldung unter app.earnstack.de/mitarbeiter-anmelden mit der E-Mail-Adresse, die das Unternehmen hinterlegt hat. Name und E-Mail-Adresse erhalten wir vom Unternehmen.
• Externenzugang (Kunden und Dienstleister eines Unternehmens) — Anmeldung unter app.earnstack.de/extern-anmelden mit einer eigenen Kennung, die wir beim Einladen bilden. Firma, Name und Kontaktadresse erhalten wir vom einladenden Unternehmen.

Für jeden Zugang verarbeiten wir außerdem:

• ein von dir gewähltes Passwort (wir speichern es nur als nicht rückrechenbaren Prüfwert, nie im Klartext),
• Zeitpunkt der Anmeldung und der letzten Anmeldungen,
• wenn du die Zwei-Faktor-Anmeldung einrichtest — freiwillig oder weil dein Unternehmen oder deine Rolle sie vorschreibt —, den geheimen Schlüssel, aus dem deine Authenticator-App die Codes erzeugt, und die Bezeichnung des Geräts.

Die Anmeldung wird von Supabase betrieben, in zwei Projekten, beide in der Region Frankfurt am Main (eu-central-1): Konten für den Firmenzugang liegen in unserem zentralen Kontoprojekt, das auch für unsere weiteren Leistungen gilt; Konten für den Mitarbeiter- und den Externenzugang liegen im Projekt des Netzwerks selbst.

Wirst du von einem Unternehmen eingeladen, erhalten wir deine E-Mail-Adresse und deinen Namen von diesem Unternehmen, um dir den Einladungslink zu schicken und deinen Zugang anzulegen. Ein Einladungslink gilt 14 Tage. Links zum Zurücksetzen des Passworts gelten nur kurz, beim Mitarbeiter- und Externenzugang zwei Stunden; beim Mitarbeiterzugang speichern wir davon nur einen nicht rückrechenbaren Prüfwert.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Nutzungsvertrags), für eingeladene Zugänge zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem funktionierenden, abgesicherten Zugang).

7. Abo, Zahlung und Rechnung

Das Abo wird über Stripe abgewickelt.

Deine Zahlungsdaten sehen wir nicht. Kartennummer, Bankverbindung und vergleichbare Zahlungsmittel gibst du ausschließlich auf einer von Stripe betriebenen Bezahlseite ein. Sie erreichen unsere Systeme zu keinem Zeitpunkt.

An Stripe übermitteln wir beim Start des Bezahlvorgangs: deine E-Mail-Adresse, die Kennung deines Kontos, deinen Firmennamen sowie Vor- und Nachnamen.

In unserer eigenen Datenbank speichern wir dazu nur:

• die Kundennummer und die Abonummer, die Stripe uns zurückgibt,
• den gebuchten Tarif und den Status des Abos (aktiv, Zahlung offen, gekündigt),
• den Zeitpunkt, seit dem das Abo besteht.

Bleibt eine Abbuchung aus, bleibt der Zugang 14 Tage lang bestehen; wir speichern dafür den Zeitpunkt der ersten fehlgeschlagenen Abbuchung.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Abo-Vertrags), für Rechnungen und Buchungsbelege zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten (§ 257 HGB, § 147 AO).

8. Cookies im Netzwerk

Das Netzwerk setzt ausschließlich die Cookies, die deine Anmeldung tragen. Sie enthalten deinen Sitzungsausweis und sorgen dafür, dass du beim Wechsel zwischen Seiten angemeldet bleibst.

Es gibt im Netzwerk keine Analyse-, Reichweiten- oder Werbe-Werkzeuge, keine Zählpixel und keine eingebundenen Skripte fremder Anbieter. Schriftarten werden beim Erstellen der Seiten mit ausgeliefert; dein Browser ruft dafür keinen fremden Server auf.

Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (unbedingt erforderlich) in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

9. E-Mails aus dem Netzwerk

Das Netzwerk versendet E-Mails — etwa Einladungen, Hinweise auf offene Zahlungen, Mitteilungen aus den Tools und Links zum Zurücksetzen des Passworts. Der Versand läuft über die Ionos SE.

Über jede versendete E-Mail führen wir einen Zustellnachweis. Darin stehen: Empfängeradresse, Betreff, Ergebnis (angenommen, fehlgeschlagen, unterblieben), die Antwort des Mailservers, die Nachrichtenkennung und der Zeitpunkt. Der Inhalt der E-Mail steht ausdrücklich nicht darin.

Wir brauchen diesen Nachweis, um die Frage beantworten zu können, ob eine bestimmte Nachricht — etwa eine Zahlungserinnerung oder eine Einladung — tatsächlich hinausgegangen ist. Er wird nach 365 Tagen automatisch gelöscht.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am Nachweis der Zustellung).

10. Betriebsfehler

Bricht im Netzwerk etwas ab, schreiben wir den Fehler auf, um ihn beheben zu können. Aufgezeichnet werden: die Fehlermeldung, die Kennung, die dir auf der Fehlerseite angezeigt wird, der aufgerufene Pfad, die Methode, die Art des Fehlers und die technische Spur.

Ausdrücklich nicht aufgezeichnet werden die Kopfzeilen der Anfrage — darin stünde dein Anmelde-Cookie — und auch keine Nutzerkennung. Der Pfad kann Kennungen enthalten; deshalb verfällt der Eintrag.

Diese Einträge werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren und funktionsfähigen Betrieb).

11. Fehlermeldungen und Wünsche

Aus dem Programm heraus kannst du uns einen Fehler melden oder einen Wunsch äußern. Dabei verarbeiten wir deinen Text, deine E-Mail-Adresse, die Zuordnung zu deiner Firma und den Zeitpunkt. Löscht ein Kunde sein Konto, gehen diese Meldungen mit.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Unterstützung als Teil des Nutzungsvertrags) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Verbesserung des Produkts).

12. Vorgemerkte Personallisten

Bereitet ein Unternehmen eine Mitarbeiterliste zum Import vor, liegt diese Liste zunächst nur vorgemerkt bereit. Wird sie nicht übernommen, wird sie nach 72 Stunden automatisch gelöscht. Übernommene und zurückgenommene Listen bleiben, weil sie belegen, woher die Personaldaten stammen.

13. Daten der Beschäftigten — hier verarbeiten wir im Auftrag

Unternehmen erfassen im Netzwerk Daten über ihre Beschäftigten und über die Beschäftigten ihrer Partnerfirmen. Für diese Daten ist das jeweilige Unternehmen der Verantwortliche, nicht wir. Wir stellen die Software bereit und verarbeiten die Daten ausschließlich weisungsgebunden als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO.

Was wir dabei im Einzelnen verarbeiten dürfen, wie lange, nach wessen Weisung und mit welchen Schutzmaßnahmen, steht im Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Er gilt für beide Angebote.

Je nach gebuchtem Tool sind das:

• Belegschaft — Vor- und Nachname, dienstliche und private E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum, Anschrift, Notfallkontakt, Personalnummer, Beschäftigungsart, Ein- und Austrittsdatum, Abteilung, Standort, Position, Vorgesetzte, Notizen, Qualifikationen und Nachweise sowie hochgeladene Dokumente.
• Zeiterfassung — erfasste Arbeitszeiten, Soll- und Ist-Zeiten, Abwesenheiten mit Art und Zeitraum (Urlaub, Krankheit, unbezahlt, Sonderurlaub, Abbau), Urlaubskonten, Monatsabschlüsse und festgestellte Verstöße gegen die Arbeitszeitregeln des Betriebs.
• Anweisungen — welche Arbeitsanweisung wem zugewiesen wurde und wer sie wann bestätigt hat, dazu hochgeladene Dokumente.
• Schulungen — zugewiesene Schulungen, Fristen, Fortschritt, Teilnahmen, die gegebenen Antworten auf Prüfungsfragen und der Bedarf an Nachschulung.
• Wartung — Betriebsmittel, Prüffristen, Prüfungen und Mängel, dazu Zugänge für externe Wartungsfirmen und deren Beschäftigte.

Dazu kommt in allen Tools ein Protokoll: Es hält fest, wer wann welchen Datensatz angelegt, geändert oder gelöscht hat und was sich dabei geändert hat. Es dient dem Unternehmen als Nachweis.

Angaben zur Arbeitsunfähigkeit sind Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 DSGVO. Im Netzwerk wird dabei nur die Tatsache und der Zeitraum erfasst — keine Diagnose, kein ärztliches Dokument. Nach einem Grund fragt das Programm nicht; eine Anmerkung ist freiwillig.

Trennung der Mandanten: Jede Zeile jeder Tabelle trägt die Kennung des Unternehmens, dem sie gehört, und jede Abfrage prüft sie in der Datenbank selbst. Kein Unternehmen kann die Daten eines anderen sehen.

Der Assistent — nur für Unternehmen, die den Tarif mit Assistent gebucht haben. Gibt ein berechtigter Nutzer ihm einen Auftrag, gehen der Auftragstext und die Einträge, die der Assistent für genau diesen Auftrag nachschlägt oder anlegt (etwa Name, Stelle, Arbeitszeitmodell oder eine Abwesenheit einer Person, auch eine Krankmeldung), an Anthropic PBC und werden dort verarbeitet. Der Assistent sieht nur, was der Nutzer selbst sehen darf, und führt nichts aus, bevor der Nutzer das Auftragsblatt bestätigt hat. Jeder Auftrag wird mit seinen Schritten beim Unternehmen gespeichert, bis das Unternehmen gelöscht wird.

Deine Rechte als Beschäftigte oder Beschäftigter — Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch — richtest du an deinen Arbeitgeber. Er entscheidet über diese Daten; wir dürfen sie ohne seine Weisung weder herausgeben noch ändern noch löschen. Wende dich trotzdem gern an uns, wenn du nicht weiterkommst: Wir leiten dein Anliegen an das zuständige Unternehmen weiter.

14. Empfänger und Auftragsverarbeiter

• Vercel Inc. — Hosting und Auslieferung beider Angebote (Website und Netzwerk)
• Supabase Inc. — Datenbank, Anmeldung und Dateiablage des Netzwerks, Region Frankfurt am Main
• Stripe Payments Europe, Limited (Dublin, Irland) — Abwicklung von Abo und Zahlung im Netzwerk
• Hetzner Online GmbH (Gunzenhausen) — Speicherort der nächtlichen Sicherung des Netzwerks; die Sicherung wird vor der Übertragung verschlüsselt, Hetzner sieht nur Verschlüsseltes
• Ionos SE — Versand und Empfang von E-Mails (Website und Netzwerk)
• Anthropic PBC — Verarbeitung des Gesprächstextes im Aufnahme-Gespräch auf www.earnstack.de, und im Netzwerk nur für Firmen im Tarif mit Assistent: die Aufträge an den Assistenten und die Einträge, die er dafür nachschlägt oder anlegt

Mit diesen Anbietern bestehen, soweit erforderlich, Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

15. Übermittlung in Drittländer

Die Daten des Netzwerks liegen in Rechenzentren in Deutschland. Die genannten Anbieter sind teils Unternehmen mit Sitz in den USA oder haben dort Konzerngesellschaften; ein Zugriff aus einem Drittland ist damit nicht ausgeschlossen. Er erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO, soweit kein Angemessenheitsbeschluss greift.

Der Assistent im Netzwerk (nur im Tarif mit Assistent) wird von Anthropic PBC in den USA verarbeitet; der Verarbeitungsort lässt sich dort nicht auf die EU festlegen. Grundlage dieser Übermittlung: vom Rechtsberater zu bestätigen — Angemessenheitsbeschluss oder EU-Standardvertragsklauseln im Vertrag mit Anthropic.

16. Speicherdauer

• Angaben und Dateien aus dem Aufnahme-Gespräch — bis zum Abschluss der Bearbeitung, spätestens Aufbewahrungsdauer festlegen, z. B. 12 Monate
• Cookie des Aufnahme-Gesprächs — 2 Stunden
• Zustellnachweis über versendete E-Mails — 365 Tage
• Aufzeichnung von Betriebsfehlern — 30 Tage
• Vorgemerkte, nicht übernommene Personallisten — 72 Stunden
• Konto, Abo und alle Daten in den Tools — 30 Tage nach Vertragsende — siehe Hinweis unten
• Rechnungen und Buchungsbelege — nach den gesetzlichen Fristen (§ 257 HGB, § 147 AO)

Nach dem Ende deines Abos. Endet dein Abo, endet der Zugang zu den Tools. Deine Daten kannst du danach noch 30 Tage herunterladen oder sofort selbst löschen; sieben Tage vor Ablauf erinnern wir dich per E-Mail. Danach löschen wir die Daten deiner Firma vollständig, einschließlich der hochgeladenen Dateien. Kopien in der verschlüsselten nächtlichen Sicherung fallen weg, wenn der jeweilige Sicherungsstand abläuft, spätestens nach zwölf Monaten. Buchst du innerhalb der 30 Tage wieder, bleibt alles erhalten. Eine Löschung kannst du jederzeit auch unter support@earnstack.de verlangen.

Das Konto für den Firmenzugang bleibt dabei bestehen, weil es auch für andere Leistungen von uns gilt. Auch dieses Konto löschen wir auf Wunsch.

Das Konto für einen Mitarbeiterzugang wird gelöscht, sobald das Unternehmen den Zugang entfernt, ihn in einen Firmenzugang umwandelt oder seine Daten löschen lässt. Das Konto für einen Externenzugang wird gelöscht, wenn das einladende Unternehmen seine Daten löschen lässt; wer bei mehreren Unternehmen einen Externenzugang hat, hat dafür getrennte Konten.

17. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten. Wende dich dazu an support@earnstack.de.

Als Inhaberin oder Inhaber eines Netzwerk-Kontos kannst du den gesamten Datenbestand deiner Firma jederzeit selbst aus dem Programm heraus als Datei herunterladen.

Beruht eine Verarbeitung auf einer Einwilligung, kannst du sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Bist du Beschäftigte oder Beschäftigter eines Unternehmens, das mit dem Netzwerk arbeitet, richtest du diese Rechte an deinen Arbeitgeber — siehe Abschnitt 13.

18. Beschwerderecht

Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten zu beschweren.